Für die Einführung eines CAFM-Systems, sollte zunächst die komplette technische Gebäudeausrüstung (Heizkörper, sanitäre Anlagen, etc.) eines großen Gebäudekomplexes erfasst werden. Zu jedem Bauteil wurden Daten wie Hersteller, Leistung, Baujahr, etc. benötigt.
Um eine nachträgliche manuelle Erfassung im Facility-Management-Sytem zu vermeiden, mussten die Daten vorort digital in einem gängigen Datenformat in einen Computer eingegeben werden. 

Als Eingabegeräte kamen nur robuste handliche Computer mit großer Speicherkapazität in Betracht. Die Entscheidung viel hierbei auf Handhelds der Marke HP Compaq mit dem Microsoft Pocket-PC Betriebssystem.
Das Programm wurde von uns in eMbedded Visual Basic bzw. Visual C++ programmiert. Als Datenbank wurde Access eingesetzt. Die Grunddaten (Liegenschaften, Gebäude, Baugruppen)  konnten so zunächst bequem am PC eingegeben werden. Diese "leere" Datenbank wurde dann auf die PDAs kopiert und die Erfassung konnte beginnen.
Um die Eingabe zu optimieren, hat sich die Software bereits eingegebene Daten gemerkt und automatisch in eine Vorschlagsliste übernommen. So brauchte z.B. ein Hersteller nur einmal eingegeben werden.Nach Eingabe aller Anlagen-Komponenten, wurde die Datenbank wieder auf den PC überspielt und in das CAFM - Programm importiert.